Beleidsplan

 

Beleidsplan 

Kledingbank Hardinxveld

 

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Kledingbank Hardinxveld

1.1.  Basis Kledingbank Hardinxveld

1.2.  Basis vrijwilligersbeleid

1.3.  Doelgroep Kledingbank Hardinxveld

1.4.  Criteria om in aanmerking te komen voor kleding

1.5.  Cliëntenadministratie

Hoofdstuk 2: Organisatie kledingbank Hardinxveld

2.1. Kleding inzamelen

2.2. Sorteren

2.3. Planning Cliënten

2.4. Inzet vrijwilligers

2.5. Uitgifte

2.6. De vrijwilligerscoördinator

2.7. Taakomschrijving vrijwilligers

Hoofdstuk 3: Huisvesting en facilitaire voorzieningen

3.1. Huisvesting

3.2. Schoonmaak

Hoofdstuk 4: Medewerkers

4.1. Vrijwilligersbeleid

4.2. Informatie, huisregels en voorschriften

4.3. Vrijwilligersovereenkomsten

4.4. Verplichtingen en rechten

Hoofdstuk 5: Samenwerken

5.1. Andere organisaties

Hoofdstuk 6: Communicatie

6.1. Website, Facebook en e-mail

6.2. Media

Hoofdstuk 7: Financiën

7.1. Beheer en administratie

7.2. ANBI erkenning

7.3. Declaraties en onkosten

7.4. Subsidies

7.5. Giften en sponsering

Hoofdstuk 8: Bestuur

8.1. Secretariaatswerkzaamheden

8.2. Vergaderingen en vergaderfrequentie

8.3. Externe contacten en rol voorzitter

 

Hoofdstuk 1: Kledingbank Hardinxveld Algemeen

Visie en beleid Kledingbank Hardinxveld

Kledingbank Hardinxveld is een stichting die het mogelijk maakt goede bruikbare kleding en schoenen weg te geven aan inwoners van Hardinxveld e.o. die (tijdelijk) de financiële middelen niet hebben. Dit is kleding die door particulieren en bedrijven ter beschikking is gesteld en ingezameld. Met zorg en aandacht worden cliënten ontvangen en geholpen bij het uitzoeken van de kleding. Door zich op deze wijze als Kledingbank Hardinxveld te concentreren op het samenstellen en verstrekken van goede en eigentijdse kleding, helpt de Kledingbank Hardinxveld cliënten in de gemeente Hardinxveld e.o. De Kledingbank Hardinxveld draagt hiermee haar steentje bij aan de armoedebestrijding in Hardinxveld en biedt tevens nuttig vrijwilligerswerk. Kledingbank Hardinxveld is een particulier initiatief en kan bestaan dankzij een team van enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers en ondersteuning van sponsoren.

 1.1. Basis Kledingbank Hardinxveld  

Ingezamelde kleding die voldoet aan de eisen, eigentijds en goed bruikbaar te verstrekken aan mensen die het zelf tijdelijk niet (meer) kunnen bekostigen. Om gebruik te kunnen maken van de Kledingbank Hardinxveld moet een aanvraag worden ingediend door een verwijzende instantie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van hulpverlenende instanties enpersonen uit bepaalde beroepsgroepen zoals buurtcoaches, maatschappelijk werkers, (huis)artsen, wijkverpleegkundigen, leerkrachten maar ook kerken, moskeeën, schuldhulpverlening en gemeentelijke instellingen kunnen doorverwijzen. Een aanvraag kan uitsluitend worden ingediend door gebruik te maken van het verwijsformulier op de website van de Kledingbank. Een en ander overeenkomstig punt 1.4. De Kledingbank toetst regelmatig of de verwijzende instantie mensen uit de juiste doelgroep aanmeldt. Tevens wordt beoordeeld of de verwijzer ook daadwerkelijk tot een hulpverlenersorganisatie hoort. Als de verwijzing ontvangen is, wordt of worden de betrokkene(n) ingepland en op afspraak uitgenodigd voor een bezoek aan de Kledingbank.De Kledingbank Hardinxveld  neemt geen actie om de bestaande situatie van klanten te verbeteren, maar laat dit nadrukkelijk over aan de professionele hulpverleners.

1.2. Basis vrijwilligersbeleid

Centraal punt voor de vrijwilligers is de coördinator vrijwilligersbeleid, deze maakt deel uit van het bestuur. De coördinator is het aanspreekpunt voor de vrijwilligers en voert het bestuursbeleid op de werkvloer uit. De coördinator leidt, ondersteunt en motiveert, waardoor duidelijkheid en effectiviteit wordt gewaarborgd. Er vindt een kennismakingsgesprek plaats bij de aanstelling van vrijwilligers en de vrijwilliger krijgt eerst twee maanden proeftijdvoordat de vrijwilligersovereenkomst wordt aangegaan. De vrijwilligers gaan integer en vertrouwelijk om met de bij hen bekende gegevens van cliënten en de verdere organisatie. Dit is een erg belangrijke en noodzakelijke voorwaarde voor elke vrijwilliger. Er wordt een overeenkomst opgesteld voor elke vrijwilliger, waarin naast de opgenomen basistaken de verdere voorwaarden zijn opgenomen. Daarnaast wordt aan iedere vrijwilliger de huisregels overhandigd. De werkzaamheden worden conform de vastgestelde regels uitgevoerd. Via de coördinator worden de bestuursbesluiten middels korte lijnen naar de werkvloer overgedragen en dienovereenkomstig uitgevoerd. De coördinator is de verantwoordelijke persoon die eventuele overschotten vaststelt en bepaalt hoe  daarmee wordt omgegaan (bijvoorbeeld toevoeging van extra aantallen aan de uit te delen kledingsets).  

1.3. Doelgroep Kledingbank Hardinxveld

De doelgroep van de Kledingbank kan omschreven worden als: mensen die in financiële problemen zijn geraakt en daardoor gedurende een korte of langere tijd niet zelfstandig in hun eerste levensbehoefte kunnen voorzien. Wij beschouwen kleding als een eerste levensbehoefte.

1.4. Criteria om in aanmerking te komen voor kleding

De verwijzende instantie beoordeelt of klanten in aanmerking komen voor een doorverwijzing naar de Kledingbank. De verwijzer kan vervolgens samen met de klant het verwijsformulier invullen en opsturen naar de Kledingbank.  Deze doorverwijzing maakt de hulpverlener op basis van diens professionele inschatting. Op grond van meerdere contacten met de betreffende persoon/personen kent de hulpverlener  de situatie waarin de persoon in kwestie zich bevindt. Hiermee wordt bedoeld dat wij erop vertrouwen dat  visie van de hulpverlener op de financiële situatie zuiver en kritisch is. Een onzorgvuldige inschatting heeft consequenties voor onze betrouwbaarheid en professionele uitstraling als maatschappelijk betrokken organisatie. Mocht er geen hulpverlener in beeld zijn, dan kan de Kledingbank een cliënt wijzen op hulpverlenende organisaties.

1.5. Cliëntenadministratie

De cliëntenadministratie wordt door de voorzitter van de Kledingbank uitgevoerd. Dit is ook het vaste contactadres voor de verwijzende instantie. In de administratie worden de gegevens van de cliënten bijgehouden. Alle aanvragen worden aangemeld middels het (digitale) verwijsformulier (zie website www.kledingbankhardinxveld.nl). 

Hoofdstuk 2: Organisatie Kledingbank Hardinxveld

2.1. Kleding inzameling  

De Kledingbank Hardinxveld zamelt kleding in. Kleding kan worden gebracht tijdens de openingstijden. Deze staan vermeld op de website www.kledingbankhardinxveld.nl.

2.2. Sorteren  

Voortdurend wordt de aangeleverde kleding gesorteerd, waarbij getracht wordt het aanbod zo compleet mogelijk te houden. 

2.3. Planning cliënten

De Kledingbank werkt met verwijzers zoals de gemeente, kerken, moskeeën, (huis)artsen, zorginstellingen en andere hulporganisaties.  De verwijzers sturen een verwijsformulier via de website naar de Kledingbank met daarin de gegevens van de cliënt. Onze planning maakt daarop via email of telefonisch of in de winkel een afspraak met decliënt. Het bestuur bekijkt om hoeveel personen het gaat . Er bestaan geen vaste tijden voor alleenstaanden, stellen en gezinnen met kinderen.   

2.4. Inzet vrijwilligers 

Bij de Kledingbank wordt gewerkt met vaste teams per dagdeel. Per dag zijn circa 4vrijwilligers beschikbaar.

2.5. Uitgifte

Wanneer een cliënt binnenkomt op het afgesproken tijdstip wordt de naam en geboortedatum van de cliënt en eventuele gezinsleden vergeleken met het identiteitsbewijs. Cliënten winkelen zelf en naast broeken, truien, T-shirts, jurken of rokken krijgt iedere klant 1 jas en 1 paar schoenen per seizoen (mits het voorradig is). De Kledingbank probeert via  fondsen en sponsoring geld te werven voor de aanschaf hiervan. Als er tassen en/of accessoires voorradig zijn, wordt dat ook meegegeven. Handdoeken zijn afhankelijk van de beschikbaarheid (op is op). Er wordt door de vrijwilligers aangedrongen op passen, omdat er niet geruild kan worden. Er wordt geen kleding meegegeven voor cliënten die niet persoonlijk aanwezig zijn.

2.6. De vrijwilligerscoördinator 

De coördinator vrijwilligers is tevens een bestuurslid en zorgt voor het coördineren van de uit te voeren werkzaamheden. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de coördinatie. Deze leidinggevende en motiverende taak bestaat uit een aantal verschillende aspecten, te weten:

  • centraal aanspreekpunt vanuit de vrijwilligers en vanuit het bestuur 
  • verdeling van sleutels en het zorgen voor een actueel sleutelplan (indien van toepassing).

2.7. Taakomschrijving vrijwilligers

De algemeen coördinator:

  • aansturing alle vrijwilligers 
  • intakegesprekken nieuwe vrijwilligers 
  • vraagbaak en helpdesk voor vrijwilligers

Bestuur

  • inplannen van de afspraken met de cliënten 
  • bijhouden van de cliëntenadministratie

Inkoop 

  • Verzorgen van de voorraden (schoonmaakmiddelen, kantoorartikelen, koffie, thee etc.) 

Logistiek

  • Coördinatie afvoer van kleding 

Sorteren 

  • Ingezamelde kleding beoordelen op bruikbaarheid 
  • Kleding sorteren op seizoen, maat en op dames-, heren-, meisjes- of jongenskleding 
  • Gesorteerde kleding daarna opslaan voor gebruik

Kledinguitgifte 

  • De vrijwilligers zorgen dat het uitzoeken en sorteren van kleding goed gebeurt en dat de cliënt
  • op een goede en klantvriendelijke wijze van kleding wordt voorzien.  

Hoofdstuk 3: Huisvesting en facilitaire aangelegenheden 

3.1. Huisvesting

De Kledingbank maakt gebruik van het pand aan de Peulenstraat 239. Hierin is ruimte voor de uitgiftes, sorteren en opslag van de kleding. De ruimte wordt gehuurd van de eigenaar van het pand.

3.2. Schoonmaak 

De ruimtesworden door de eigen vrijwilligers schoongehouden, hiervoor is een schema opgesteld.

De uitgifte- en sorteerruimte wordt  na gebruik netjes en schoon achtergelaten door de vrijwilligers. Geconstateerde mankementen worden door de vrijwilligers gemeld bij de coördinator die dit doorgeeft aan het bestuur.

Hoofdstuk 4: Medewerkers

4.1. Vrijwilligersbeleid 

De Kledingbank Hardinxveld is een organisatie die in alle geledingen uitsluitend met vrijwilligers werkt. Dus zowel het bestuur, als iedereen die op enigerlei wijze een steentje bijdraagt aan het werk van de Kledingbank Hardinxveld, doet dit op vrijwillige basis zonder dat daar een vergoeding tegenover staat. Regelmatig (2 keer per jaar) worden de vrijwilligers tijdens een bijeenkomst geïnformeerd door het bestuur. Dit betreft noodzakelijke feiten voor de uitvoering van de directe taken en ook nuttige informatie van algemene aard. Daarnaast worden de vrijwilligers via een terugkoppeling door het bestuur op de hoogte gehouden van de lopende, actuele zaken. De meer ‘dringende’ zaken worden via WhatsApp en telefoon gecommuniceerd. 

4.2. Informatie, huisregels en voorschriften

Alle nieuwe vrijwilligers ontvangen de opgestelde huisregels waarin praktische informatie over de organisatie en de wijze van werken is opgenomen. Tevens wordt elke nieuwe vrijwilliger ingewerkt door de coördinator van het dagdeel waarop de vrijwilliger gaat werken. Eenmaal per jaar wordt door het bestuur de informatie beoordeeld en waar nodig  geactualiseerd.

4.3. Vrijwilligersovereenkomsten 

Voor de vrijwilligers van de Kledingbank Hardinxveld wordt een overeenkomst opgesteld. Dit formulier dient als wederzijdse bevestiging van de verbintenis en toont aan dat deze ook daadwerkelijk van kracht is. 

4.4. Verplichtingen en rechten 

De regels zoals gesteld binnen de processen en instructies, als ook mondelinge afspraken, dienen nauwgezet nagekomen te worden. Bij afwijkingen zal door de coördinator, al dan niet bijgestaan door andere leden van het bestuur, een corrigerend gesprek plaats vinden. Er zijn geen alcohol of drogerende middelen toegestaan tijdens uitvoering van de werkzaamheden. Het zich niet houden aan de regels kan uiteindelijk leiden tot het definitief uiteen gaan van betrokken partijen. 

Hoofdstuk 5: Samenwerken 

5.1. Andere organisaties

Kledingbank Hardinxveld werken samen met kledingbanken uit de regio. Er is een nauwe samenwerking met Servanda.

Hoofdstuk 6: Communicatie

6.1. Website , Facebook en e-mail

De Kledingbank Hardinxveld heeft een actuele website www.kledingbankhardinxveld.nl, die regelmatig door belangstellenden wordt bezocht. Het doel is om informatie over de Kledingbank Hardinxveld te verschaffen, een goede beeldvorming over de Kledingbank Hardinxveld te verstrekken en om donateurs en vrijwilligers te werven. Kledingbank Hardinxveld heeft tevens een Facebook pagina en is per mail te bereiken op teamkledingbank@gmail.com 

6.2. Media

Er wordt alleen contact met de pers opgenomen na overleg met de voorzitter. Dit om misverstanden en ongewenste situaties te voorkomen. De voorzitter is de aangewezen persoon om naar derden en de pers als woordvoerder op te treden, eventueel samen met een van de andere bestuursleden.

Hoofdstuk 7: Financiën 

7.1. Beheer en administratie 

De stichting onderhoudt een betaalrekening bij de Rabobank. Er wordt geen ‘kas’ gehouden. Betalingen van facturen, maar ook declaraties van vrijwilligers (na het invullen van een declaratieformulier) worden per bank uitbetaald. De penningmeester maakt voor het bestuur regelmatig een overzicht van de stand van zaken. Het financiële jaarverslag wordt binnen driemaanden na afloop van het boek- en kalenderjaar opgemaakt. De jaarrekening wordt door het bestuur vastgesteld en door de penningmeester en de voorzitter ondertekend, waarmee aan de penningmeester decharge wordt verleend. De begroting voor een nieuw jaar wordt elk najaar door het bestuur opgesteld. 

7.2. ANBI erkenning 

Er is voor de Kledingbank Hardinxveld een ANBI-status afgegeven. Dit betekent dat donaties en giften voor de gever fiscaal aftrekbaar zijn, omdat de Kledingbank een door de Belastingdienst erkende charitatieve instelling is. De penningmeester ziet erop toe dat aansluitend aan de ontvangst van een donatie of andere bijdrage een dankbriefje naar de gever gaat. Onverwachte giften van omvang worden per direct aan de voorzitter gemeld. 

7.3. Declaraties en onkosten 

Externe kosten die gemaakt worden voor het exploiteren van de stichting kunnen worden gedeclareerd door het invullen van een declaratieformulier. De penningmeester beoordeelt de declaratie en zorgt voor uitbetaling. Er worden geen vrijwilligersvergoedingen verstrekt. Bijzondere situaties/declaraties worden eerst in het bestuur besproken, alvorens tot uitbetaling wordt overgegaan. 

7.4. Subsidies 

De Kledingbank Hardinxveld is een niet gesubsidieerde vrijwilligersorganisatie. De stichting zal echter om grote eenmalige uitgaven te kunnen dekken (met enige regelmaat) een beroep moeten doen op beschikbare externe fondsen en kleding tegen kleine donatieprijzen verkopen.

7.5. Giften -Sponsoring 

Om financieel gezond te blijven, dient een actief sponsorbeleid te worden gevoerd. Diverse acties vanuit het bedrijfsleven, kerken, particulieren en verenigingen en scholen dragen een steentje bij. Op de website wordt extra geaccentueerd dat onze stichting met de ANBI-status fiscaal aantrekkelijk is voor een donatie. De Kledingbank streeft naar meer continuïteit door middel van meer structurele inkomsten. Helaas zijn er nog geen vaste sponsoren. 

Hoofdstuk 8: Bestuur

Het bestuur bestaat uit een statutair voorgeschreven aantal leden, van wie in elk geval de voorzitter, de penningmeester en de secretaris zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. 

8.1. Secretariaatswerkzaamheden 

Het secretariaat is het centrale adres voor de inkomende en uitgaande post en alle verdere correspondentie. De secretaris zorgt voor het uitnodigen en notuleren van de bestuursvergaderingen. 

8.2. Vergaderingen en vergaderfrequentie 

Maandelijks wordt een bestuursvergadering gehouden. Daarbij wordt door middel van een ‘vaste’ agenda aandacht besteed aan alle belangrijke punten binnen de organisatie. Wanneer nodig kan de agenda worden aangevuld met extra agendapunten. Externe vergaderingen worden doorgaans door de voorzitter, eventueel samen met één of meerdere van de andere bestuursleden bijgewoond. 

8.3. Externe contacten en rol voorzitter 

De voorzitter is de aangewezen persoon om externe contacten te onderhouden. 

 

Schrijf een reactie: (Klik hier)

123website.nl
Tekens over: 160
OK Verzenden.
Bekijk alle reacties

Nieuwe reacties

28.04 | 16:53

Dank u wel dat u aan ons denkt.
Als het zou kunnen, dan graag als we weer open zijn.
Als wij weer open, laten dit weten op de website .
Gr Anja

...
28.04 | 16:49

Ik heb een hoop kinder/baby kleding jongens en meisjes kan ik dit nog brengen of kan dit alleen als jullie weer open zijn?

...
23.04 | 11:26

Goedemorgen Mieke.
Zou u dit via mail teamkledingbank@gmail.com nog een keer willen sturen.
Gr Anja

...
23.04 | 11:16

Wil je mij een berichtje sturen (Mieke - nieuwe kleding die ik breng), wanneer is dat mogelijk

...
Je vindt deze pagina leuk
Hallo!
Probeer uw eigen website te maken, net als ik! Het is makkelijk en u kunt het gratis proberen
ADVERTENTIE